Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Die Spielerei Hersfeld-Rotenburg e. V.
Ausweg 45
36208 Wildeck
Vertreten durch die Vorsitzende:
Manuela Kleinwächter
E-Mail: info@spielerei-hefrof.de
2. Allgemeine Hinweise
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung, Sicherheit und Nutzung unserer Internetangebote sowie für die Vereinsarbeit erforderlich ist.
Die Website und die Vereins-Nextcloud werden in eigener Verantwortung betrieben. Analyse-, Werbe- oder Trackingdienste werden derzeit nicht eingesetzt.
3. Bereitstellung der Website und Serverprotokolle
Beim Aufruf unserer Website und unserer Nextcloud werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Seite, der HTTP-Statuscode sowie Browser- und Geräteinformationen gehören.
Diese Verarbeitung dient der Bereitstellung unserer Internetangebote, der Fehlerdiagnose sowie dem Schutz vor Missbrauch und Angriffen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und funktionsfähigen Betrieb unserer Systeme.
Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie sie für diese Zwecke benötigt werden. Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn dies zur Untersuchung eines Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.
4. Veranstaltungsanmeldungen
Wir bieten auf unserer Internetseite die Möglichkeit, zu Anmeldeformularen für Veranstaltungen des Vereins zu gelangen. Die Anmeldeformulare werden über unsere Vereins-Nextcloud bereitgestellt.
Wenn Sie sich zu einer Veranstaltung anmelden, verarbeiten wir die Angaben, die Sie im jeweiligen Formular machen. Dazu können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anzahl der gewünschten Teilnahmeplätze, Bemerkungen oder sonstige freiwillige Angaben sowie der Zeitpunkt des Eingangs der Anmeldung gehören.
Die Verarbeitung erfolgt zur Organisation der jeweiligen Veranstaltung, zur Vergabe der verfügbaren Teilnahmeplätze, zur Führung einer Warteliste, zur Kontaktaufnahme im Zusammenhang mit der Anmeldung sowie zur Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Organisation der Teilnahme erforderlich ist. Soweit die Verarbeitung auf freiwilligen Angaben oder einer Einwilligung beruht, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Für organisatorische Nachweise und die geordnete Vereinsverwaltung kann die Verarbeitung außerdem auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.
Die Angaben werden innerhalb der Vereins-Nextcloud gespeichert und sind für die mit der Organisation der Veranstaltung befassten Personen einsehbar. Eine Veröffentlichung der Anmeldedaten erfolgt nicht.
Wir speichern die Daten nur so lange, wie dies für die Organisation, Durchführung und Nachbereitung der jeweiligen Veranstaltung erforderlich ist. Danach werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Vereinsinteressen einer Löschung entgegenstehen.
Bitte geben Sie in Freitextfeldern keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, zum Beispiel Gesundheitsdaten, an, sofern dies für die jeweilige Veranstaltung nicht ausdrücklich erforderlich ist.
5. Umfragen
Der Verein führt gelegentlich freiwillige Umfragen unter seinen Mitgliedern oder Veranstaltungsteilnehmern durch. Diese dienen insbesondere dazu, Meinungen, Wünsche und Stimmungsbilder einzuholen sowie Vereinsangebote und Aktivitäten zu planen und weiterzuentwickeln.
Die Umfrageformulare werden über unsere Vereins-Nextcloud bereitgestellt.
Die Umfragen sind in der Regel so gestaltet, dass keine unmittelbare Identifizierung der teilnehmenden Personen erforderlich ist. Die Teilnahme ist ohne persönliches Nextcloud-Benutzerkonto möglich. In einzelnen Fällen kann es jedoch erforderlich sein, personenbezogene Daten wie Name, Kontaktdaten, mitgliedschaftsangaben, etc. abzufragen, zum Beispiel wenn eine Rückmeldung einer bestimmten Person zugeordnet werden muss oder eine Kontaktaufnahme im Anschluss erforderlich ist.
Wenn in einer Umfrage solche angaben Abgefragt werden, ist die Teilnahme nicht anonym. Die jeweils abgefragten Daten ergeben sich aus dem konkreten Formular. Sie werden nur für den dort genannten Zweck verarbeitet, zum Beispiel zur Auswertung der Rückmeldung, zur Organisation eines angebits oder zur Kontaktaufnahme im
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur geordneten Vereinsarbeit, zur Planung von Angeboten oder zur Auswertung vereonsbezogener Rückmeldungen erforderlich ist. Soweit die Verarbeitung auf freiwilligen Angaben oder einer Einwilligung beruht, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Bitte tragen Sie in Freitextfeldern keine Namen, Kontaktdaten oder sonstigen personenbezogenen Angaben über sich oder andere Personen ein, soweit dies nicht ausdrücklich erforderlich ist und bei der jeweiligen Umfrage erläutert wird.
Die Teilnahme ist stets freiwillig. Die Antworten werden ausschließlich für den bei der jeweiligen Umfrage erkennbaren Vereinszweck verwendet. Zugriff auf die Ergebnisse erhalten nur hierzu berechtigte Mitglieder des Vorstands. Die Auswertung erfolgt innerhalb der Vereins-Nextcloud.
Die Umfrageergebnisse werden gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen oder zwingenden vereinsbezogenen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.
Auch bei inhaltlich anonym gestalteten Umfragen können beim technischen Aufruf Verbindungs- und Protokolldaten anfallen. Eine Zusammenführung dieser technischen Daten mit den Umfrageantworten ist nicht vorgesehen.
6. Spenden und Zuwendungsbestätigungen
Auf unserer Internetseite stellen wir Informationen zu Spendenmöglichkeiten bereit, insbesondere unsere Bankverbindung und einen QR-Code für eine Foto-Überweisung. Beim bloßen Aufruf der Spendenseite werden außer den üblichen technischen Serverzugriffsdaten keine zusätzlichen personenbezogenen Daten erhoben.
Wenn Sie uns eine Spende überweisen, verarbeitet der Verein die im Zusammenhang mit der Überweisung übermittelten Daten, insbesondere Name, Kontoverbindung, Betrag, Verwendungszweck und Buchungsdatum. Diese Daten verwenden wir zur Zuordnung und Verwaltung der Spende sowie zur Erfüllung steuerlicher und buchhalterischer Pflichten.
Wenn Sie eine Zuwendungsbestätigung wünschen und uns dafür Ihre Anschrift oder weitere erforderliche Angaben mitteilen, verarbeiten wir diese Daten zur Ausstellung und Dokumentation der Zuwendungsbestätigung.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung steuerlicher oder buchhalterischer Pflichten erforderlich ist. Soweit die Verarbeitung zur Bearbeitung Ihrer Spende oder zur Ausstellung einer gewünschten Zuwendungsbestätigung erfolgt, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die geordnete Vereinsverwaltung kann die Verarbeitung außerdem auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.
Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Spendenverwaltung, die Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen und die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
7. Mitgliedschaft und Mitgliederverwaltung
Wenn Sie die Mitgliedschaft im Verein beantragen oder Mitglied unseres Vereins sind, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten zum Zweck der Prüfung des Mitgliedsantrags sowie, bei Zustandekommen der Mitgliedschaft, zur Mitgliederverwaltung, Mitgliederbetreuung und Organisation des Vereinsbetriebs.
Zu den verarbeiteten Daten können insbesondere Vorname, Name, postalische Anschrift, Telefonnummer, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse und Bankverbindung gehören. Die Bereitstellung dieser Daten ist für die Bearbeitung des Mitgliedsantrags und die Durchführung der Mitgliedschaft erforderlich. Ohne diese Angaben kann der Mitgliedsantrag gegebenenfalls nicht bearbeitet oder die Mitgliedschaft nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Begründung, Durchführung oder Beendigung der Mitgliedschaft erforderlich ist. Soweit wir Daten aufgrund gesetzlicher, steuerlicher oder buchhalterischer Pflichten aufbewahren müssen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Für die geordnete Vereinsverwaltung kann die Verarbeitung außerdem auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.
Im Rahmen der Mitgliederverwaltung und Vereinsorganisation können Dienstleister eingesetzt werden, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Soweit erforderlich, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Die im Rahmen der Mitgliedschaft erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Vereinsinteressen einer Löschung entgegenstehen. Buchungs- und steuerrelevante Daten werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
8. Fotos, Videos und Tonaufnahmen bei Veranstaltungen
Bei Veranstaltungen des Vereins können Fotos, Videos oder Tonaufnahmen entstehen. Solche Aufnahmen können der Dokumentation des Vereinslebens, der Öffentlichkeitsarbeit sowie der Berichterstattung über Veranstaltungen dienen.
Soweit einzelne Personen im Mittelpunkt einer Aufnahme stehen oder die Aufnahme für eine Veröffentlichung genutzt werden soll, holen wir, soweit erforderlich, eine gesonderte Einwilligung ein. Dies gilt insbesondere für Veröffentlichungen auf unserer Internetseite, in sozialen Netzwerken oder in sonstigen öffentlichen Medien.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung kann Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sein, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht. Soweit Aufnahmen zur Dokumentation des Vereinslebens oder zur Öffentlichkeitsarbeit erforderlich sind und keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen entgegenstehen, kann die Verarbeitung außerdem auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.
Wenn Sie nicht fotografiert, gefilmt oder aufgenommen werden möchten, können Sie uns dies vor Ort mitteilen. Wir werden dies im Rahmen der organisatorischen Möglichkeiten berücksichtigen.
8. Cookies und ähnliche Technologien
Die Umfrage-Startseite verwendet keine Cookies zu Analyse-, Werbe- oder Trackingzwecken.
Soweit technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien durch die Nextcloud verwendet werden, dienen diese ausschließlich der Bereitstellung, Funktion und Sicherheit des Dienstes.
9. Externe Inhalte und Dienste
Auf der Umfrage-Startseite werden derzeit keine Analyse- oder Werbedienste, externen Schriftarten, Social-Media-Plugins, eingebetteten Videos, Karten oder externen Captcha-Dienste eingesetzt.
10. Empfänger
Die Daten werden grundsätzlich auf vereinseigenen Systemen verarbeitet. Zugriff erhalten nur Personen, die diesen für den Betrieb der Systeme oder die Auswertung der jeweiligen Umfrage benötigen.
11. Newsletter
Auf unserer Website besteht die Möglichkeit, den Vereinsnewsletter zu abonnieren oder sich von der Mailingliste abzumelden.
Für die Anmeldung und Verwaltung der Mailingliste verwenden wir einen Dienst der IONOS SE. Beim Absenden des Formulars werden die eingegebene E-Mail-Adresse sowie technisch erforderliche Verbindungsdaten an IONOS übermittelt und dort zur Verwaltung der Mailingliste verarbeitet.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage deiner freiwilligen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Hierzu kann die Abmeldefunktion auf der Newsletter-Seite verwendet oder eine Nachricht an info@spielerei-hefrof.de gesendet werden.
Die E-Mail-Adresse wird so lange für den Newsletterversand gespeichert, bis die Einwilligung widerrufen oder die Abmeldung von der Mailingliste vorgenommen wird. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und der zulässige Nachweis einer erteilten Einwilligung bleiben unberührt.
Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch IONOS können den Datenschutzhinweisen von IONOS entnommen werden.
12. Externe Links und soziale Netzwerke
Unsere Website enthält Links zu externen Angeboten, insbesondere zu unseren Profilen bei Facebook und Instagram.
Bei diesen Links handelt es sich um einfache Verlinkungen. Beim bloßen Aufruf unserer Website werden dadurch keine Inhalte von Facebook oder Instagram geladen und keine Daten an die Betreiber dieser Dienste übermittelt.
Erst wenn ein externer Link angeklickt wird, verlässt du unsere Website und rufst das Angebot des jeweiligen Drittanbieters auf. Dabei können personenbezogene Daten, insbesondere die IP-Adresse sowie Browser- und Geräteinformationen, durch den jeweiligen Anbieter verarbeitet werden. Wenn du dort angemeldet bist, kann der Aufruf möglicherweise deinem Benutzerkonto zugeordnet werden.
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf den verlinkten Plattformen ist grundsätzlich der jeweilige Betreiber verantwortlich. Für Facebook und Instagram ist dies nach den Angaben des Anbieters Meta Platforms Ireland Limited.
Bitte beachte die Datenschutzinformationen des jeweiligen Anbieters, bevor du den externen Link öffnest.
13. Rechte betroffener Personen
Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, bestehen nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit.
Bei anonymen Umfrageantworten kann eine nachträgliche Zuordnung zu einer bestimmten Person unmöglich sein. In diesem Fall kann eine einzelne Antwort möglicherweise nicht gezielt identifiziert, berichtigt oder gelöscht werden.
Anfragen können an info@spielerei-hefrof.de gerichtet werden.
14. Beschwerderecht
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Für nichtöffentliche Stellen in Hessen ist grundsätzlich der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig.
15. Änderungen
Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich unsere Internetangebote, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern.
Stand: Juni 2026